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1.
TECNICHE DI PREPARAZIONE DEL GRUPPO
Cercherò, in queste pagine,
di fornire un "prontuario" sugli aspetti che è necessario tenere
maggiormente presenti nel momento in cui ci si appresta a organizzare
e preparare un lavoro di gruppo.
Non approfondirò assolutamente, invece, le basi teoriche che
sottostanno all'idea di gruppo, perché ci vorrebbe ben altro
spazio che le poche pagine di questa dispensa. L'unica informazione,
che mi sembra indispensabile per "calare" nella pratica i suggerimenti,
è quella relativa al concetto di gruppo. In questo scritto si
parlerà di gruppo sempre in senso lewiniano.
Lewin (1972, p.53 ), al proposito, dà la seguente definizione:
"Il gruppo è qualcosa di più o, per meglio dire, di diverso
dalla somma dei suoi membri: ha struttura propria, fini peculiari e
relazioni particolari con altri gruppi... Esso può definirsi
come totalità dinamica. Ciò significa che un cambiamento
di stato di una parte o frazione qualsiasi interessa lo stato di tutte
le altre".
Si può coordinare un gruppo almeno in due modi:
limitandosi a indire le varie riunioni e a "dirigerle" come un vigile
urbano o come un caporale dell'esercito,
oppure
tenendo presenti una serie di accorgimenti di pianificazione, e
di organizzazione, sia per il momento del pre-incontro sia per quando
l'incontro è in atto.
Non è difficile intuire che propendo per la seconda ipotesi,
ritenendola più funzionale per il gruppo e gratificante per il
coordinatore, per cui cercherò di riempire di contenuti le affermazioni.
Quando il coordinatore si appresta a organizzare un incontro di gruppo
è necessario che si prefigga come primo obiettivo la massima
produttività ed efficacia dell'incontro stesso e, quindi, tenga
presente due ordini di fattori: quelli più propriamente strutturali
(tempi, luogo ecc.) e quelli che potremmo definire "psicologici" (motivazioni,
aspettative, processi e dinamiche di gruppo ecc.).
1.1. FATTORI STRUTTURALI
Il tempo, avendo la caratteristica di non essere elastico, ha la priorità
su tutti gli altri aspetti strutturali. Le riunioni devono durare
al massimo tre ore, perché altrimenti la curva dell'attenzione
cala e c'è il rischio di continuare a girare attorno al problema
in questione, con un susseguirsi di interventi che si ripetono e un
pubblico di ascoltatori che sbadiglia! La strutturazione rigida dell'inizio
e della fine dei lavori, d'altro canto, non fa perdere tempo in attese
inutili e snervanti, e facilita la concentrazione e l'intensità
di utilizzo delle risorse umane. Se si ritiene che per un problema
particolare sia importante avere a disposizione un tempo maggiore,
bisogna prevedere un intervallo che, comunque, spezzi l'incontro e
lasci ai partecipanti il tempo di riposare il cervello e di sistematizzare
le idee.
La sistemazione del locale dove avviene l'incontro è un fattore
spesso trascurato; è, invece, molto importante, perché
influisce sull'interazione tra le persone. Molto spesso le riunioni
vengono tenute in un setting tipo "teatro", con i partecipanti,
come pubblico, da una parte e il coordinatore, come attore, dall'altra.
Questa sistemazione dei posti, che viene giustificata da motivi contingenti
(aule strette, sedie che non si dividono una dall'altra ecc.), invia
un messaggio non verbale molto chiaro: in questa sede ci sarà
uno che parla e tutti gli altri che ascoltano; questi possono intervenire,
ma la forma di comunicazione privilegiata sarà quella unidirezionale.
La sistemazione dei posti varia con il variare dell'obbiettivo dell'incontro:
se ci si riunisce, per esempio, per stendere un progetto, è
utile che ci sia un tavolo su cui scrivere; se, invece, l'incontro
avviene per dibattere un problema, il tavolo serve solo a... dimezzare
la comunicazione di una persona. Nascondendo, infatti, più
di metà del corpo fa perdere tutta una serie di messaggi (piede
che batte ritmicamente, ginocchia che ballano ecc.) che possono completare
la comunicazione verbale. È molto più utile che, nella
stanza del gruppo che si riunisce per "creare", vi siano dei cartelloni
sui muri o una lavagna, che permettano di visualizzare immediatamente,
e a tutto il gruppo, una panoramica dei contenuti espressi.
L'ordine del giorno è un altro caposaldo nell'organizzazione
di un gruppo. Deve essere attentamente calibrato sulla base del tempo
a disposizione; si deve evitare di inserire un numero elevato di punti
da discutere e ogni punto deve essere adeguatamente messo a fuoco:
il coordinatore deve precisare gli obiettivi e prefigurarsi una strategia
di conduzione del dibattito. Naturalmente, l'odg deve essere messo
a conoscenza dei partecipanti in tempo sufficiente perché possano,
a loro volta, approfondirlo. Ovviamente, anche le conclusioni di ogni
incontro devono "ritornare" ai partecipanti. Il coordinatore, o un
apposito incaricato, dovrà, al termine di ogni riunione, fare
il punto della situazione e curare uno scritto sulle decisioni prese,
sulla loro applicazione ed efficacia. Insieme alla convocazione della
riunione e ai punti all'odg sarà cura del coordinatore inviare
tutta la documentazione necessaria per l'approfondimento dei problemi:
leggi, proposte operative, indicazioni bibliografiche riflessioni
individuali dello stesso animatore o degli eventuali gruppi di approfondimento.
Altro elemento da non sottovalutare è la composizione del gruppo
che si andrà a coordinare. È importante raccogliere
notizie su: l'età media dei partecipanti, il sesso, le relazioni
interpersonali, il livello di formazione e il livello culturale. Tutto
ciò serve, soprattutto, per impostare il primo incontro, per
decidere come aprire i lavori, che tipo di linguaggio usare e per
fare un po' di... fantasie sui partecipanti e prefigurarsi, cosi da
poterle controllare, le proprie reazioni.
Come è noto, o facilmente intuibile, è poco produttivo
lavorare in un gruppo numeroso: a questo proposito si consiglia di
ridurre al minimo i momenti assembleari e di creare, invece, un'organizzazione
di piccoli gruppi costituiti, a seconda del compito e dell'obbiettivo,
su un progetto, per materia ecc. E che si incontrano tutti insieme
solamente nei momenti informativi e decisionali. Il gruppo, infatti,
non deve essere considerato una struttura rigida, non necessariamente
deve lavorare in modo compatto: per stendere un documento, per elaborare
un piano didattico, oppure dei progetti di intervento è più
utile che si divida in commissioni. Questi sottogruppi procedono,
al loro interno, allo studio del problema nei suoi vari aspetti e
nella fase di riunificazione del gruppo forniscono indicazioni e suggerimenti.
È assolutamente indispensabile, invece, che tutte le commissioni
siano presenti nei momenti decisori, perché sia garantita l'applicazione
della decisione presa. La teoria sui gruppi ci insegna, infatti, che
quando delle persone si trovano ad attuare una decisione di cui sono
stati compartecipi sono indubbiamente più motivati a mantenere
gli impegni presi.
A metà tra i fattori strutturali e quelli psicologici si pone
la verifica del funzionamento del gruppo. Soprattutto per quei gruppi
che hanno almeno un anno di tempo da vivere insieme è di primaria
importanza porsi il problema della verifica. Essa va impostata contemporaneamente
su due piani: produttività e soddisfazione che sono strettamente
correlati fra loro. Proporsi, nella fase organizzativa, una verifica
delle opinioni, delle percezioni, delle impressioni e dei vissuti
dei partecipanti allo scopo di aggiustare il tiro degli incontri e,
fin dal primo incontro, comunicare al gruppo questa intenzione ha
un duplice valore:
da una parte, indica che l'animatore ha intenzione di coordinare
i lavori tenendo presente le esigenze e i bisogni del gruppo
dall'altra, comunica ai partecipanti che sono i protagonisti dell'incontro
e che hanno la possibilità reale di far diventare le riunioni
utili, modificandone, via via, gli aspetti insoddisfacenti.
1.2. FATTORI PSICOLOGICI
Esistono una serie di accorgimenti che il coordinatore deve tener
presente in fase organizzativa e che sono strettamente legati alle
capacità possedute nel'area della "sensibilità".
È stato fatto in precedenza un accenno alle fantasie del coordinatore.
Al di là di considerazioni etiche del tipo che non è
bello avere pregiudizi, poiché invece, ci piaccia o no, ciò
avviene, è opportuno che, in fase preliminare, il coordinatore
cerchi di prefigurarsi il tipo di persone o di atteggiamenti che più
lo disturbano o che più lo "catturano", in modo da evitare
al massimo errori di conduzione del gruppo, come entrare in pairing
(cioè "battibeccare") con qualcuno o appoggiare una proposta
solo perché l'ha fatta una persona che è simpatica.
È buona norma preparare l'intervento di apertura calibrato
sul gruppo che si avrà di fronte, pensando soprattutto a che
cosa dire e a come dirlo. Se, per esempio, si incontra il gruppo per
la prima volta, si potrà cominciare con una presentazione personale/professionale;
se, invece, si incontra lo stesso gruppo dopo un periodo di vacanza,
si potrà aprire con uno scambio di battute sulle vacanze trascorse.
In ogni caso si dovranno elencare gli obiettivi dell'incontro, gli
argomenti e il tempo a disposizione.
La comunicazione dovrà, comunque, essere intesa come uno scambio
di informazioni, di idee, di conoscenze, di atteggiamenti: non bisogna
dimenticare che le prime fasi dell'incontro sono dedicate all'"annusamento";,
più che parlare molto è necessario ascoltare e osservare
con l'obbiettivo principale di favorire la circolarità della
comunicazione, di trasmettere la disponibilità all'ascolto
e di cogliere il "clima" generale.
Questa fase introduttiva è tanto più importante se si
considera che la produttività e la buona riuscita di una riunione
sono direttamente proporzionali alla consapevolezza dei partecipanti
di fare qualcosa di importante e di utile. Occorre, quindi, creare
un clima di coinvolgimento evidenziando l'importanza del lavoro che
si andrà a fare.
Una condizione che è necessario far sussistere ogni volta che
sta per riunirsi un gruppo operativo è quella di impostare
il lavoro su temi e problemi di interesse generale e non su questioni
relative a un solo partecipante. Questo presupposto dà la possibilità,
da una parte, di affrontare i problemi con un'ottica sistemica, inerente
cioè alla presa in esame di tutte le variabili che compongono
l'argomento trattato e le loro possibili combinazioni. Dall'altra,
di incentivare le motivazioni di ognuno a partecipare alla discussione,
aumentando, così, l'appartenenza a un progetto comune.
È, in sostanza, indispensabile che tutti i membri del gruppo
si sentano responsabili della riuscita di ciò che stanno facendo.
Se il gruppo è inserito in una istituzione (scuola, fabbrica,
servizi socio-sanitari), bisogna ricordare che risente del clima generale.
Per esempio, in una istituzione gestita attraverso un utilizzo centralizzato
del potere, che limita le potenzialità creative e operative
dei soggetti, anche il funzionamento dei piccoli gruppi lascerà
a desiderare, perché i partecipanti si sentiranno deresponsabilizzati
rispetto all'effettiva riuscita del progetto istituzionale. In una
situazione simile a quella descritta non è sufficiente utilizzare
strategie per migliorare il funzionamento del piccolo gruppo, ma e
indispensabile promuovere un intervento di cambiamento organizzativo.
Come si vede, i punti sommariamente elencati non attengono strettamente
alla fase organizzativa, ma riguardano i comportamenti del coordinatore
all'interno del gruppo, che vanno necessariamente pensati in una fase
di progettazione e che constituiscono i presupposti perché
il gruppo funzioni.
2. LA GESTIONE
OPERATIVA DEL PICCOLO GRUPPO
Alcuni suggerimenti, infine,
circa le modalità con le quali il coordinatore può accrescere
l'efficacia di una riunione di piccolo gruppo, nel momento in cui il
gruppo e riunito.
2.1. LE FUNZIONI DEL COORDINATORE
Il coordinatore, sia esso incaricato a fare ciò da un'istituzione,
sia esso eletto dal gruppo, deve tener presenti una serie di compiti
e di modalità operative che sono funzionali a favorire il raggiungimento
di un soddisfacente livello di efficacia ed efficienza del gruppo.
Di seguito, un sintetico elenco di tali funzioni:
- precisare lo scopo del lavoro del gruppo,
- precisare i tempi in cui si deve svolgere il lavoro e farli rispettare,
- chiedere ai partecipanti se hanno da aggiungere dei punti all'odg,
- ricordare al gruppo che e necessario che uno dei partecipanti
verbalizzi la riunione,
- facilitare con domande o suggerimenti gli scambi di opinione,
- evitare di esprimersi per primo sul problema in discussione in
modo da non influenzare gli altri,
- controllare i propri messaggi non verbali, cioè evitare
di annuire quando parla qualcuno che esprime idee in accordo con
le proprie ecc.,
- dare ai diversi punti di vista un'eguale opportunità di
essere esaminati e valutati dal gruppo,
- considerare le minoranze come risorse e spingere il gruppo a prenderle
in considerazione come tali,
- mantenere l'ordine nella discussione,
- richiamare il gruppo al compito prefissato,
- fare ogni tanto il punto di ciò che viene detto e fatto,
- garantire a tutti i partecipanti la possibilità di intervenire,
- favorire nel gruppo l'instaurarsi di un clima che permetta l'ascolto
reciproco,
- aiutare il gruppo a chiarire gli interventi confusi,
- favorire nel gruppo la presa di consapevolezza di posizioni in
contrasto fra loro e che non vengono espresse chiaramente,
- fare in modo che, in generale, tutti i ruoli presenti nel gruppo,
e in particolare la leadership, non si cristallizzino ma siano sempre
funzionali,
- spingere il gruppo in riunioni di carattere organizzativo a fare
un'analisi delle risorse e ad attribuire i compiti ai vari membri,
- fare prendere decisioni al gruppo con calma, non in modo affrettato:
piuttosto che prendere una decisione frettolosa e poco ponderata
e meglio aggiornare il problema,
- interpretare i ritardi abituali come sintomo di disfunzione del
gruppo o dell'organizzazione,
- prima che il gruppo si sciolga, fare una sintesi della riunione
e procedere insieme agli altri componenti a una valutazione del
lavoro svolto, eventualmente utilizzando strumenti di evaluation.
2.2. ALCUNI TIPI DI INTERVENTO DA UTILIZZARE
Nella gestione di un gruppo, il coordinatore, per adempiere correttamente
alle sue funzioni, deve essere in grado di scegliere il tipo di intervento
da fare, calibrandolo sulle varie situazioni.
Vengono elencati i più comuni tipi di intervento per facilitare
sia l'individuazione che l'utilizzazione.
Intervento chiarificatore
come dice il nome, serve per chiarire i concetti espressi o la connessione
fra i vari contributi. Spesso nei gruppi si creano dei momenti di confusione
generati o dalla scarsa comprensione del compito o dall'uso di parole,
o concetti, che non ricoprono per tutti lo stesso significato: in questi
casi, e in altri simili, è utile che il coordinatore espliciti
la situazione e chiarisca i dubbi.
Intervento esortativo
ha lo scopo di aumentare il livello di investimento dei partecipanti
al gruppo in relazione agli obiettivi prefissati. Quando, per esempio,
il gruppo attraversa una fase di empasse, il coordinatore può
stimolarlo a prendersi in carico il problema, facendo notare come il
gruppo, al suo interno, abbia a disposizione le risorse necessarie per
fare ciò.
Intervento provocatorio
rientra nella categoria degli interventi di stimolo e si connota non
tanto per il contenuto, quando per la modalità di intervento.
Deve essere utilizzato quando il coordinatore valuta che il gruppo si
sia cristallizzato su alcuni comportamenti, o atteggiamenti, disfunzionali
che non possono essere superati con nessuna altra modalità di
intervento. È caratterizzato dall'uso sia verbale che mimmico/gestuale
del paradosso e del'ironia, oppure dal completo silenzio in risposta
a domande.
Intervento sdrammatizzante
la "battuta spiritosa" è funzionale ad alleggerire una situazione
di estrema tensione che sta degenerando sul "tragico" senza che vi siano
reali motivi.
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